Sammanfattning dag 1

Förmiddagen: hela kursen på en vägg

Förmiddagen kördes vid whiteboarden. Hela kursens innehåll ritades upp översiktligt, i den ordning begreppen kom. Det som står nedan är väggen i text.

Alla är redan projektledare

Ingen räckte upp handen på frågan om vem som är projektledare. Sedan visade det sig att nästan alla ordnat en fest. En fest är det ultimata projektet: tidplan, gästlista, mat, kanske ett band som behöver en klocka. Att laga mat är också ett projekt, med plan, ingredienser, utförande och betyg från gästerna.

Utbildningen delas i tre delar: Byggnaden (hårdvaran: väggar, tak, grund), Byggandet (processen) och Förvaltningen (livet med byggnaden). En fastighet är en ekonomisk enhet på en karta, byggnaden är det fysiska. Den här kursen handlar om byggandet och delvis förvaltningen. Man kan vara förvaltare utan att vara byggnadskunnig, men det ändrar vi på i nästa kurs.

Vad ett projekt är

Kännetecken: start och slut, en plan, en deadline och aktörer. Faserna initiering, planering och genomförande, med kräftskivan för 50 personer som exempel. Sedan fasen efter genomförandet, den som saknar ett bra namn: städning, besiktning, överlämning. Som förvaltare är du ofta mottagare av någon annans projekt.

Ett projekt startar i idé, behov och syfte. Lokalen vi sitter i var kafé och lager 1945 och byggdes om till skola för att göra det bästa av lokalen. Visionen får vara fluffig, målen bör vara mätbara (SMART). Mätning sker med enkäter, NPS och hyresgästundersökningar. Ett projekt kan också starta i ett externt krav. En 16 dagars bilsemester visar skillnaden: "ha det gött" är en vision, men det behövs mål för boende, ekonomi och slutdatum för att resan ska bli av.

Projekttriangeln

Tid (kalendertid), insats (pengar, arbete, resurser i form av människor, maskiner och material) och innehåll (resultatet, funktionen). Kvalitet i mitten. Man kan inte önska sig mer av alla tre samtidigt. Snabbt och billigt ger dåligt.

Aktörer och intressenter

Aktörerna i en lokalanpassning: beställare (den som köper, civilrättsligt), byggherre (den som låter utföra, enligt plan- och bygglagen), projektägare, projektledare, projektörer (arkitekt, konstruktör, el, VVS, brand, tillgänglighet; på säkerhetslabbet i Borås var de ett hundratal), entreprenörer, leverantörer och mottagare, den som ska flytta in.

Externa intressenter: myndigheter (kommunen, länsstyrelsen), finansiering (banken eller chefen som ska skjuta till pengar), grannar och andra hyresgäster. Spårvagnshallarna i Majorna som fall: ruttna takstolar, 70 procent av Göteborgs spårvagnar under ett tak, TV som ville intervjua, och försäkringsbolagets kommentar att 2 miljarder går att hantera men "vi har inte 300 bussar". Intressenter skiljer sig i makt och intresse. Kommunstyrelsen har stor makt men litet intresse för ett litet projekt, de boende har stort intresse men ingen makt. Modeller för detta kommer i kapitel 3.

Risk

Risk är sannolikhet gånger konsekvens. Flyg är statistiskt säkrare än bil men upplevs farligare för att konsekvensen är så tydlig. Ställningsräcken minskar sannolikheten att någon faller. Hjälm och stålhätta minskar konsekvensen när något faller. Gravitationen går inte att förhandla med.

Projektekonomi

Budget är en ram. Kostnader ställs mot en intäkt eller ett värde. En lokal på 1 500 kvadratmeter som byggs om för 10 till 15 tusen kronor per kvadratmeter kostar 15 till 25 miljoner, och intäkten kommer som hyra under många år. Framtida pengar är värda mindre än pengar i dag: tusenlappen om ett år, avkastningskrav på 5 eller 10 procent, bankens ränta. Fastighetsägare värderar på avkastning. Under lågräntetiden före 2022 tog många stora risker, sedan steg räntorna och kalkylerna sprack. Att sälja (bostadsrätt, engångsvärde) är en annan affär än att hyra ut (löpande intäkt).

Kursens sex kapitel

1 Förstå och avgränsa projektet (dagens innehåll). 2 Modellera och strukturera. 3 Organisera och kommunicera: roller, ansvar och kommunikationsplan, från Västlänkens papper i brevlådan till taket som ska läggas om på ett hus där informationen behöver finnas på sex språk. 4 Planera tid, aktiviteter och resurser: "kroken" bestämmer tidplanen, kranen är flaskhalsen, och resurser är också bodar och matsalar. 5 Genomföra och leda: det som händer varje dag, sjukdom, asbest, fuktskador. 6 Styra, följa upp och avsluta: reglera med entreprenören, paketera och lämna över. Branschen är kroniskt dålig på överlämningen till förvaltare. Det är projektledarens ansvar att avslutet ger nytta.

Uppgift dag 1: Taket på Ekgatan

Grupparbete, cirka 60 minuter. Ni är förvaltare på Samåkers Bostäder och har just blivit projektledare för ett tak som läcker. Använd förmiddagens hela vägg: avgränsning, projekttriangeln, aktörer och intressenter, risk och ekonomi. Återsamling kl. 14.15, två minuter per grupp.

Genomförd 31/8. Sex grupper skickade in – genomgången finns nedan under Eftermiddagen. Inlämningen är stängd.

Läs uppgiften

Läs uppgiften

Eftermiddagen: Taket på Ekgatan

Sex grupper löste uppgiften på en timme och skickade in. Här är vad ni kom fram till, fråga för fråga, och vad vi tog upp i genomgången.

Avgränsning och mål

Två olika projekt uppstod ur samma fall. En grupp lagade läckan, två lade om hela taket, resten hamnade däremellan. En grupp bytte projekt helt: sälj råvinden och låt köparen laga taket. Solceller: fyra grupper nej, två ja men senare. Ingen läste styrelsens krav som "pröva", alla läste det som "bygg". Mätbara mål fanns egentligen bara hos en grupp (under 3 miljoner). Bara tre grupper sa vem som tar emot resultatet.

I genomgången: ett tätt tak är en självklarhet och svårt att mäta, budget och datum är mål. Om försäkringsbolaget villkorar försäkringen med omläggning är det en förutsättning, inte ett mål. Två grupper påpekade att uppgiften saknade datum. Det stämmer och var ett fel i uppgiften. Otydliga beställningar är samtidigt normalläget, och konsultens svar enligt ABK är "jag uppfattar saken så här".

Vindsaffären fick pluspoäng för affärsmannaskap och ett verkligt exempel: en bostadsrättsförening nära Heden sålde 200 kvadratmeter råvind till en vindsexploatör för 26 tusen kronor per faktisk kvadratmeter boarea, fick in 4 till 5 miljoner och finansierade sitt stambyte. Färdig lägenhet säljs där för 95 till 105 tusen per kvadratmeter, att bygga kostar omkring 50 tusen inklusive moms. I hyresrätt fungerar det sämre, med presumtionshyra och hög omsättning. Principen är ändå rätt: finansiera underhåll genom att sälja något som är värt något, och lås affären tidigt.

Projekttriangeln

Alla grupper låste tid. Fem lät insats eller kvalitet ge vika. En grupp lät tiden ge vika med motiveringen att en kommunal budget inte går att utöka. Det är en viktig skillnad: en privat fastighetsägare kan säga "gör klart före vintern, det är viktigast" och skjuta till pengar, en kommun får göra det den kan för de pengar den har och lappa resten nästa år. Det är också ofta därför tak läcker. Bara en grupp beskrev innehållet (stomme, isolering, råspont, tätskikt, yttertak). Repliken ingen grupp sa: pressar man tid utan att släppa pengar eller innehåll betalar man med kvalitet.

Aktörer och intressenter

Rollerna satt bäst där förvaltaren var projektledare och beställare och bolaget projektägare och byggherre. Projektören saknades eller var felplacerad hos de flesta. Ingen har frågat vem som bestämmer hur taket ska byggas innan någon bygger det. Intressentlistorna var kompletta på hyresgäster, butik, förskola, försäkringsbolag och grannar, men ingen hade med styrelsen eller Hyresgästföreningen.

I genomgången: entreprenörer har stort intresse men ett annat intresse än beställaren, renommé, relation och nästa jobb, och på fastpris tjänar de inget på att dra ut på tiden. Grannar utan makt och intresse ska informeras men inte sökas upp. Styrelsen svävar ovanför projektägaren med maximal makt men intresse bara för budget, tid och tätt tak. Hyresgästföreningen och bruksvärdessystemet är avgörande vid stambyte och hyreshöjning, här räcker det att hålla dem informerade. Och den stora frågan: hur får man alla att vilja att det ska bli bra? Mannen som fortfarande, trettio år senare, pratar om ventilationen i Göteborgsoperan varje gång han åker förbi är svaret på vad man vill uppnå.

Risk

En grupp gjorde det frågan bad om, tre risker med sannolikhet och konsekvens på skala 1 till 5 och åtgärd, och fick fram att arbetsmiljö (sannolikhet 1, konsekvens 5) väger tyngre än budgeten (2 gånger 2). Övriga hade risker utan skala eller skala utan konsekvens. Bästa åtgärden: besikta taket innan upphandlingen. Ingen satte konsekvens 5 på förskolan under ställningen.

I genomgången: personskador och arbetsmiljö är risk i lagens mening. Skilj risk (en oönskad händelse) från osäkerhet (kalkylen håller inte). Skalor säger lite utan ord. Konsekvens 1 till 5 för arbetsmiljö kan vara: ingen skada, sjukfrånvaro några veckor, permanent invaliditet, dödsfall. Sannolikhet kräver statistik eller erfarenhet, annars är det temperamentet som styr.

Ekonomi

Kalkylerna spretade från 1 till 6,75 miljoner och ingen räknade takyta. Tillsammans räknade vi: 54 lägenheter på cirka 50 kvadratmeter fördelade på sex plan ger ungefär 500 kvadratmeter per plan, taket blir kanske 600 kvadratmeter med taksprång. En miljon för det motsvarar 1 667 kronor per kvadratmeter, för lite. Rimligt intervall är 2 till 5 miljoner. Invändningen att uppgiften förbjöd påhittade fakta var riktig, men ett kvadratmeterpris hade räckt för att pröva budgeten. I ett verkligt fall ringer man en kollega eller entreprenör och frågar vad de betalade förra året.

Rabatter är oftast rökridåer, men gemensam upphandling är rätt tanke. Strategisk partnering eller ramavtal med pris per kvadratmeter är hur bolag gör det på riktigt. Argumentet mot ekonomichefen är försäkringskravet.

Sammanställningen

Två grupper levererade en riktig sammanställning på en sida. Det är sammanfattningen som läses, i skolan och i yrket. En rapport på trettio sidor läses på sista sidan. Ni hade kort om tid, allt var nytt, och ni gjorde ett stabilt jobb ändå.

Till onsdag

Läs översikten och fördjupningen i kapitel 1 och gör quizet. Lyssna på översiktsavsnittet i podden. Testa Pluggkompisen, kursens AI-assistent, på enskilda frågor, till exempel vad det kostar att lägga om ett tak, men klistra inte in hela uppgiften, då lär du dig inget.