Veckans återkoppling – vecka 36

Uppgiften bakom mönstren: Ditt eget projekt – veckouppgift v36.

Tretton av er skickade in en projektbeskrivning i vecka 36: tio egna projekt, tre vårdcentralen. Här är mönstren, anonymiserade. Ingen pekas ut, citaten är förkortade och projektnamn utbytta.

Målen sitter. Nästan alla hade minst ett mål som går att kontrollera i efterhand: "minska boendekostnaden med minst 5 000 kr per månad", "alla mätare driftsatta senast 1 december", "noll skador på bohag". Det som ibland haltar är syftet, som i någon text upprepar idén ("syftet är att fira att jag fyller år") i stället för att svara på varför. Ett kakelbyte på en skola visade hur det låter när det sitter: "skapa en hygienisk och trivsam miljö för elever och personal". Testa syftet med frågan "varför då?" en gång till.

WBS: görbara saker. De flesta har två nivåer och numrering. Bäst blir det när posterna är formulerade som färdiga leveranser: "Färdigpackat och märkt bohag", "Flyttstädad och besiktigad hyresrätt". Två vanliga snubblingar: att första nivån fylls med dokumentets rubriker (idé, behov, syfte) i stället för arbete, och att numreringen hoppar eller upprepas. Kontrollera också att WBS:en stämmer med avgränsningen – en post som avgränsningen lagt utanför projektet ska inte dyka upp i strukturen. Nästa vecka blir numren beroenden i tidplanen, så de måste vara unika.

Intressentkorset och planen hänger inte alltid ihop. Kommunikationsplanerna var ofta kompletta när de gjordes som tabell med vad, när, kanal och ansvarig. Men två av tio hade ingen ritad placering i korset, och en lista är inte ett kors; ett par hade tvärtom ett fint kors utan kommunikationsplan – korset är underlaget, planen är leveransen. Skriv också låg och hög i båda ändar av axlarna, annars går korset inte att läsa för någon annan. Placeringen är poängen: styrelsen i hörnet hög makt/högt intresse får "kostnader, tidplan, risker och beslut, två gånger i veckan", medlemmarna i hörnet lågt inflytande/högt intresse får "installationstider, innan installation, via boendeapp och trapphuslappar". Rita korset först, sedan planen. Foto räcker.

Risker: händelse, siffror, riktning. De flesta risker var händelser ("de som lagar maten blir sjuka", "entreprenören avbryter"), och nästan alla angav om åtgärden minskar sannolikhet eller konsekvens. Det som saknades: risker skrivna som utfall ("budgeten överskrids" – vilken händelse leder dit?), uträkningen S gånger K, och i något fall lästes skalan som ett intervall. Uppgiftstexten förtydligas: sätt en siffra mellan 1 och 5.

Vårdcentralen. Mål och avgränsning var starka i alla tre. Det som saknades var "när" i kommunikationsplanen: "regelbundna möten" är ingen frekvens. Bästa varianten: "formella möten och statusrapport varannan vecka, projektledaren ansvarar".

Vill du ha respons på ditt utkast innan du skickar in? Pluggkompisen har fått läget "granska": klistra in texten och få tre punkter (starkast, saknas, beställarens fråga) mot samma kriterier som ovan. Frivilligt och utan koppling till betyg.