AI för fastighetsförvaltare DFF HT26
Två frågor från dagen förtjänar ett längre svar än de fick: hur man arbetar med AI i de filer man redan har, och hur man får ett möte till text utan att skriva själv. Nedan är inte kurslitteratur utan arbetssätt, med källor där det går att kontrollera.
Det finns två vägar, och valet styrs av var filen bor och vad den innehåller.
Väg 1 – arbeta inne i Microsoft-miljön. Har arbetsgivaren Microsoft 365 med Copilot öppnar du Excel-, Word- eller PowerPoint-filen som vanligt och ställer frågan i Copilot-rutan: "förklara hur bladet Kalkyl räknar", "vilka formler bygger på cellen D12", "sammanfatta kapitel 3". Filen lämnar inte organisationens miljö, behörigheter och känslighetsmärkning följer med, och Microsoft anger att prompter och svar i arbetskonton inte används för att träna modellerna (https://learn.microsoft.com/en-us/copilot/microsoft-365/enterprise-data-protection). Begränsningar: Copilot i Excel kräver en licens som omfattar Copilot och en modern filtyp (.xlsx), beräkning måste stå på Automatisk, och i många uppsättningar måste filen ligga i OneDrive eller SharePoint (https://support.microsoft.com/office/7a13758f-d61e-4a56-8440-f2c9a07802ec). Copilot i Excel skriver eller kör inte makron (VBA). Det är rätt väg för filer med kunduppgifter, hyresgäster, avtal och allt annat som inte får lämna huset.
Väg 2 – ta ut filen till ett verktyg. Ladda ned filen och dra in den i ChatGPT, Gemini eller Claude och be verktyget förklara, bygga om eller skapa en ny version. Det är ofta kraftfullare för ombyggnad: "den här kalkylen är ärvd, den har makron som slutar fungera vid uppgraderingar; förklara vad den gör och bygg samma logik med vanliga formler i en ny fil". Verktyget kan läsa VBA-kod om du klistrar in den och översätta den till formler eller till beskrivning i klartext. Nackdelar: filen hamnar hos en leverantör utanför er miljö, kopplingar till andra filer och system bryts, och svaret måste kontrolleras mot några kända fall innan den nya filen används. Rätt väg för filer utan personuppgifter och utan affärshemligheter, till exempel en nyckeltalsmall för lokalytor, en checklista eller ett dokument som ändå ska bli offentligt.
Beslutsregel i tre frågor. Vad finns i filen (personuppgifter, avtal, hemligheter – då väg 1)? Vad vill du göra (förstå och småjustera – väg 1 räcker; bygga om eller skapa nytt – väg 2 är starkare)? Vad säger arbetsgivarens regler? Fråga IT innan du tar ut en fil första gången; svaret brukar vara en lista på vad som är tillåtet, inte ett nej.
Exemplet från dagen: en ärvd ytkalkyl med makron. Steg 1, inne i Excel med Copilot: "Lista alla indata, alla beräknade celler och vilka koefficienter som används för matsal, kontor och lager." Steg 2, kontrollera att listan stämmer mot ett par rader du kan räkna själv. Steg 3, om kalkylen ska byggas om: rensa personuppgifter om det finns några, ta ut filen, be ett verktyg bygga samma logik med formler och en förklaringsflik. Steg 4, testa gamla och nya filen på samma tre fall. Samma mönster gäller Word (förklara, strukturera, skriv om i annan ton) och PDF (läs, sammanfatta, jämför två versioner).
Under dagen använde vi Teams egen inspelning och transkribering, både i stora mötet och i grupprummen. Det gav en Word-fil per rum som sedan blev ett beslutsprotokoll genom en instruktion till ett AI-verktyg: "här är transkriptionen, här är sammanhanget, skriv protokoll med beslut, frågor och öppna punkter". Det är hela arbetsgången, och den fungerar med vilken transkriberingstjänst som helst.
Tjänsterna. Teams, Zoom och Google Meet transkriberar själva. Därutöver finns fristående tjänster som spelar in, transkriberar och sammanfattar, och många av dem kan skicka en mötesassistent – ett konto som ansluter till mötet, lyssnar och lämnar text och sammanfattning efteråt. Svenska Klang.ai (Helsingborg) är ett exempel med svensk inriktning, lagring i Europa och en assistent för Teams, Zoom och Meet (https://klang.ai). Andra kända tjänster är Otter, Fireflies och tl;dv. Diktafonappar i telefonen transkriberar också, men kvaliteten på svenska varierar kraftigt mellan produkter (test i M3, september 2026: https://www.m3.se/article/3219632/ai-inspelning-transkribering-test.html).
Så arbetar kursledaren normalt. Telefonen spelar in nästan alla möten, även fysiska, även arbetspass på egen hand. Ljudet flyttas till Klang.ai, som ger bättre svenska än telefonens inbyggda transkribering. Texten går sedan vidare till ett AI-verktyg som redan har sammanhanget – kunden, projektet, tidigare möten – och som skriver sammanfattning eller protokoll i den form uppdraget kräver. I Teams-möten används Teams eget verktyg, eftersom det fungerar. Korta ljudfiler kan också läggas direkt i ChatGPT eller Gemini för transkribering; vid timslånga möten protesterar de ofta på storleken.
Två regler. Alla i rummet ska veta att det spelas in, och säga ja. Och en inspelning som startar automatiskt när ett möte öppnas spelar in allt, även det förtroliga samtalet efter att de andra lämnat; stoppa den när mötet är slut. Transkriptioner innehåller personuppgifter och ska hanteras som sådana: tänk igenom var de lagras och hur länge, och lämna dem inte i verktyg ni inte har avtal med.
Klang släppte i september 2026 Pianissimo, en öppen taligenkänningsmodell för svenska (och i senare version danska) som kan köras på egen dator eller egen server, med ordfelsfrekvens kring 4,5 procent på testdatan Common Voice enligt företagets egen redovisning. Den finns som Chrome-tillägg, kommandoradsverktyg och nedladdningsbara modellvikter. https://klang.ai/pianissimo/ – teknisk beskrivning: https://research.klang.ai/papers/klang-pianissimo-sv – modellen: https://huggingface.co/KlangAI/pianissimo-sv
Version 0.1, publicerad 3 november 2026.